Projekte schätzen, auch wenn du noch wenig weißt

Am Anfang eines Projekts sollst du eine Schätzung abgeben, hast aber noch kaum belastbare Details. Genau für diese Situation gibt es die Rapid Estimation Methode in Betterplan. Du leitest aus wenigen geschätzten Stories eine Gesamtschätzung für das ganze Projekt ab, strukturiert und transparent.

Die minimale User Story Map als Grundlage

Du brauchst keine fertige Planung, sondern eine minimale User Story Map. Sie enthält gerade genug Details, um schätzen zu können. Auf der obersten Ebene sind alle Initiativen identifiziert, du hast also eine grobe Vorstellung von allen großen Bereichen des Projekts. Eine Ebene tiefer sind für eine Initiative alle Epics bekannt. Und für ein Epic hast du mit deinem Team alle User Stories so weit besprochen, dass das Team sie schätzen konnte.

Die Rahmenbedingungen setzen

Die Rahmenbedingungen legst du in den Projekteinstellungen fest. Dazu gehört eine initiale Velocity, also die Anzahl der Story Punkte, die das Team im ersten Sprint zu schaffen glaubt. Dazu kommen die Iterationslänge von zwei Wochen und die Kosten pro Iteration von 50.000 Euro. Damit hast du alles zusammen, um die Estimation Details einzublenden, die Prognosen zu Laufzeit und Aufwänden zeigen.

Vom Epic auf das Gesamtprojekt hochrechnen

Im Beispiel sind nur vier User Stories mit je zwei Story Punkten geschätzt, das Widget zeigt also acht Punkte. Um daraus eine Schätzung für das Gesamtprojekt zu machen, wählst du das Epic, dessen Stories du kennst, als Referenz. Betterplan rechnet darüber auf die nächsthöheren Ebenen hoch, erst auf das Epic, dann auf die Initiative. Am Ende zeigt das Widget eine Gesamtsumme von 80 Story Punkten, samt Prognose zu Laufzeit und Kosten.

Das schließt die Lücke zwischen Schätzungen direkt im Tool für einzelne Stories und den großen Fragen „Wie lange dauert es, und was kostet es?”, die du gerade zu Projektbeginn beantworten musst.

Zwei Vorteile gegenüber der manuellen Methode

Der erste Vorteil ist, dass sich die Gesamtsumme dynamisch anpasst, sobald du irgendwo im Board eine Schätzung änderst. Egal ob User Story, Epic oder Initiative, du musst nicht jedes Mal neu rechnen.

Der zweite Vorteil sind die eingebauten Plausibilitätschecks. Mit der Zeit verfeinerst du die Initiativen und Epics, neue Stories mit eigener Schätzung erscheinen. Betterplan weist dich früh darauf hin, wenn die tatsächliche Summe der Story Punkte unter einem Epic von der berechneten abweicht. Dafür gibt es aus der Praxis zwei Gründe: Entweder ist noch nicht weit genug verfeinert und es fehlen Stories, oder der Bereich war am Ende kleiner als gedacht. Passt du die Schätzung an, verschwindet die Warnung, sobald der Unterschied im Toleranzbereich liegt. Story Punkte und Kosten in der Gesamtzahl ziehen automatisch mit.

Sobald genug manuell geschätzte Stories vorhanden sind, übernehmen automatische fiktive Schätzungen den Rest, und der Hochrechnungsanteil schrumpft mit jeder Iteration.

Fazit

Mit der Rapid Estimation Methode kommst du in Betterplan schnell zu einer Gesamtschätzung deines Projekts. Änderungen an Stories oder Epics wirken sofort auf die Gesamtschätzung, was sich gut eignet, um Szenarien durchzuspielen, etwa bei anderer Velocity oder anderer Größe der Story Punkte. Durch die Plausibilitätschecks merkst du früh, wenn berechnete und tatsächliche Schätzungen auseinanderlaufen, und kannst das deinen Stakeholdern transparent kommunizieren. Denn am Ende zählt bei Schätzungen der Weg mehr als das Ergebnis — und Rapid Estimation macht diesen Weg nachvollziehbar.